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2001 - n.10 - Bollettino di informazione mensile |
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L'Argomento
del Mese:
DELEGARE:
uno strumento chiave nella motivazione
e responsabilizzazione dei dipendenti
Delegare
come strumento di formazione significa assegnare e affidare
compiti e responsabilità agli altri. Delegare non consiste
solo nell'assegnare alle persone cose da fare. I compiti
sono le attività semplici e a breve termine che devono
essere svolte. In qualità di manager, probabilmente
voi chiedete al vostro personale di svolgere compiti
quasi ogni giorno. "Marco, mi trovi il rapporto
sulle cifre di vendita della settimana scorsa?"
oppure "Paola, chiederesti al rivenditore quali
sono i suoi sconti per grandi quantitativi?" Non
vi suggeriamo di smettere di chiedere ai vostri dipendenti
di svolgere compiti quando questi sono necessari, ma
è importante capire che non si tratta di vera e propria
delega.
Invece delegare significa che il personale
deve accettare di occuparsi di lavoro, progetti, mansioni
significativi e di altri compiti importanti. Per esempio,
"Marco, vorrei che accettassi la responsabilità
di creare un rapporto analitico settimanale sulle vendite
" oppure "Paola, vorrei che accettassi un
progetto riguardante le relazioni con i rivenditori
e il modo per massimizzare gli sconti con tutti quelli
con cui abbiamo rapporti di affari."
Una buona parte dell'idea errata che
molti dirigenti hanno della delega, idee errate che
alimentano apprensioni a tale proposito e creano riluttanza
nel metterla in pratica, è la convinzione che delegando
si perde tutto il controllo sulle decisioni, ma dare
agli altri una fetta delle propria responsabilità significa
estendere la propria influenza e creare maggiore impegno
per la causa. Non si perde il controllo sulle cose:
si perde soltanto l'onere di dover fare tutto da soli.
Affidare è una parola
chiave nel processo di delega: significa che interessano
i risultati di ciò che si delega e che si è disposti
a fornire il supporto necessario per aiutare il dipendente
a raggiungere quei risultati. Ma bisogna lasciare che
il dipendente svolga il compito a lui assegnato. Non
dovete intromettervi perché si raggiungano i risultati
giusti, ma non dovete neanche essere disinteressati
e ignorare ciò che accade.
Oltre a fornire
il giusto supporto, dovete anche specificare chiaramente
cosa vi attendete e mantenere alto il grado di responsabilità
del dipendente. Questo è ciò che significa delegare
efficacemente, la responsabilizzazione è tutta qui.
Responsabilizzare
i propri dipendenti significa compiere tre azioni:
- Dare la libertà necessaria per portare a termine
un lavoro (senza stare con il fiato sul collo dei
dipendenti).
- Fornire il giusto livello di supporto per permettere
che il lavoro sia svolto correttamente, comprese informazioni,
formazione, risorse ecc.
- Ritenerli responsabili del raggiungimento degli
esiti indicati.
Tutte
e tre queste azioni sono parte integrante del processo.
Perciò, quando si delega efficacemente, si dà più potere
al proprio personale. Ecco alcune cose che è possibile
pensare di delegare:
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- Risolvere problemi abbastanza ricorrenti con i clienti
- Stabilire il piano di lavoro giornaliero
- Gestire le mansioni tecniche
- Compilare i dati
- Compiere ricerche relative ai problemi che si presentano
- Formare i dipendenti relativamente alle nuove procedure
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- Comunicare le modifiche ai componenti del team
- Gestire i problemi nelle relazioni con i rivenditori
- Rispondere alle domande più frequenti
- Gestire le nuove funzioni che vengono create a causa
di cambiamenti nel luogo di lavoro
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Cosa
si guadagna quando si impara ad applicare questo strumento
di formazione che è la delega? I manager che lo hanno
fatto raccontano:
- Maggiore produttività:
delegare significa massimizzare le risorse umane.
Più gli altri hanno la possibilità si portare a termine
il lavoro, maggiore sarà la produttività.
- Sviluppo del personale: delegare crea opportunità
di crescita per i vostri dipendenti. Man mano che
riescono a gestire al meglio nuove responsabilità,
le loro capacità e abilità si rafforzano. La competenza,
e spesso anche la fiducia e la motivazione, crescono.
- Buona creatività e buone soluzioni: delegare
permette al personale di essere autonomi e di concentrarsi
appieno sul problema più immediato, spesso producendo
più idee e idee migliori.
- Un migliore impiego del tempo e meno stress
per voi: delegare vi dà il tempo di dedicarvi
alle questioni strategiche e vi permette di assumere
un ruolo di leadership più elevato nella soluzione
dei problemi o nel fare progredire le iniziative.
Questo impiego migliore del vostro tempo vi fa diventare
la guida di cui gli altri hanno necessità.
Infine, mentre iniziate a delegare di
più e a vedere alcuni degli effetti positivi sul vostro
personale, è importante mantenere lo slancio premiando
i dipendenti che accettano maggiori responsabilità con
elogi e verbali e riconoscimenti appropriati, altrimenti
tutto ciò può rivelarsi controproducente, in quanto
può diventare un mezzo a disposizione dei dirigenti
per prendersi il merito di lavori svolti da altri e
questo, al contrario, ha un effetto demotivante sul
morale e sulla produttività dei dipendenti.
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