L'Argomento del Mese:

La maggior parte degli impiegati non ha mai potuto leggere una descrizione scritta della propria attività lavorativa, mentre, coloro che ne hanno avuto la possibilità, spesso hanno constatato come queste fossero incomplete o non aggiornate. Le descrizioni dei ruoli professionali sono spesso difettose in un modo o nell'altro, e, persino le aziende che provvedono descrizioni dettagliate, di solito non le forniscono per tutte le posizioni occupazionali.

Forse descrizioni ben concepite e dettagliate sono rare perché il redigerle comporta uno sforzo destinato a consumare un certo frangente di tempo. Inoltre questo compito richiede un certo impegno e discernimento, in quanto comporta al proprietario dell'azienda, al manager o all'addetto alle risorse umane di valutare attentamente le esigenze del dipartimento o dell'azienda, considerare il modo in cui le persone all'interno dell'organizzazione interagiscono, pianificare e organizzare i dipartimenti aziendali e, infine, decidere di affidare specifiche responsabilità a determinati individui. Tutto questo può essere causa di conflitti e attriti. Alcuni manager preferiscono quindi evitare questo genere di scontri non decretando responsabilità specifiche.

Ma la mancanza di descrizione dei ruoli professionali non è sempre dovuta solamente alla pigrizia o alla paura di creare conflitti. Talvolta le aziende crescono in maniera così rapida che i loro manager non hanno il tempo materiale (o, per lo meno, pensano di non averlo) per sedersi con calma a riflettere sulle esigenze delle compagnie che dirigono. Molte aziende, così facendo, reagiscono semplicemente alle situazioni, piuttosto che pianificare il proprio futuro.

Anche le aziende con un ricambio frequente del personale molto spesso mancano di descrizioni dei ruoli professionali, e ciò crea un doppio problema. Infatti nessuno sembra sapere precisamente qual'era l'occupazione dell'impiegato che occupava la posizione in precedenza, o di quello ancora prima. Non c'è in pratica nessuna "memoria istituzionale" e, più il tempo passa, più diventa difficile definire i ruoli professionali presenti nell'azienda, tanto meno se non c'è una loro descrizione scritta.

Vantaggi derivanti dall'avere descrizioni dei ruoli professionali ben concepite

Dedicare un po' di tempo alla redazione di descrizioni dei ruoli professionali ben definite, sarà uno sforzo remunerativo perché esse:

• Forniscono i criteri attraverso i quali Lei potrà definire quali tipi di capacità, formazione ed esperienza un candidato ideale dovrebbe avere.

• Identificano il tipo di impiegato di cui Lei ha bisogno, ossia se dovrà stipulare un contratto temporaneo, full-time o di tipo indipendente.

• L'aiutano a decidere dove ricercare i candidati e dove collocare eventuali annunci per la ricerca del personale.

• Creano la strategia di marketing più efficace per ricercare i candidati che meglio soddisfano le Sue esigenze.

• Forniscono informazioni importanti per il marketing, come, per esempio, inserzioni necessarie alla ricerca del personale.

• Le danno una indicazione di quanto sarà difficile trovare un candidato adatto a ricoprire il ruolo, basandosi sulle responsabilità e le esigenze che il ruolo comporta.

• La aiutano ad identificare i candidati che sono da prendere in considerazione e ad escludere quelli meno adatti.

• Descrivono il ruolo professionale alle persone che si candidano a ricoprirlo, così che esse sanno già cosa aspettarsi quando vengono assunte e comprendono meglio, e in modo più veloce, che tipo di lavoro faranno quando inizieranno la loro attività.

• Minimizzano il ricambio di personale perché i candidati alla posizione lavorativa sanno già che cosa li aspetta.

• Chiariscono le interrelazioni tra una posizione lavorativa all'interno di una azienda e le funzioni (possibilmente correlate di un organigramma), minimizzando così ogni possibilità di attrito per invasione del campo di competenza altrui.

• Definiscono le relazioni di riferimento e stabiliscono linee di comunicazione e promozione.

• Anticipano eventuali esigenze di formazione aggiuntiva, come, per esempio, quando c'è un certo divario tra la preparazione e l'esperienza di un dato impiegato e le capacità richieste e definite nella descrizione del ruolo in questione.

• Forniscono un termine di paragone con altre posizioni lavorative in altre aziende, aiutandola così a stabilire retribuzioni ragionevoli ed efficaci.

• Forniscono un mezzo per esaminare le prestazioni lavorative: uno standard definito attraverso il quale l'impiegato può essere valutato rende questa operazione più facile e più accurata.

• Minimizza le opportunità di conflitto. Quando i compiti sono definiti in maniera chiara le possibilità di conflitti legali per accuse di discriminazione o licenziamento arbitrario sono alquanto ridotte e, inoltre, una chiara descrizione del ruolo professionale può servire anche come prova oggettiva nel caso in cui un impiegato si dimostri inefficiente sul lavoro.

Questi sono alcuni dei vantaggi più importanti derivanti dal disporre di definite descrizioni dei ruoli professionali, specie se esse sono relative ad ogni singolo impiegato. Inoltre, tali descrizioni possono essere utilizzate per ottimizzare il lavoro in modo strutturato e organizzato, come nei seguenti esempi:

• Per rivedere l'organizzazione della struttura aziendale, quando ce n'è bisogno: Le descrizioni dei ruoli professionali possono essere strumenti utili per analizzare l'organigramma aziendale e mettere in risalto così eventuali punti deboli, come, ad esempio, la presenza di funzioni per le quali poche persone o nessuna detengono la responsabilità, mentre altre aree operative sono curate da troppi impiegati.

• Per revisionare le procedure correnti: Poiché le descrizioni dei ruoli professionali sono in effetti delle affermazioni relative a come funzionano le cose in un'azienda, esse possono essere uno strumento utile per rivedere come il lavoro scorre da un dipartimento all'altro e quanto sono razionali le linee di comunicazione interne.

• Per pianificare: Rivedendo periodicamente le descrizioni dei ruoli professionali i dirigenti possono monitorare i cambiamenti avvenuti nell'affidamento delle responsabilità ai diversi impiegati e apportare le dovute correzioni se ce n'è bisogno, per esempio concedendo retribuzioni adeguate a tali cambiamenti o aggiungendo nuove figure lavorative là dove l'innalzamento di responsabilità è stato particolarmente significativo.

• Per aiutare l'organizzazione ad adeguarsi ai cambiamenti dell'ambiente: Per esempio, se l'azienda volesse esplorare il campo del commercio elettronico, prima di impegnarsi in modo decisivo, potrebbe utilizzare la descrizione del ruolo professionale per fare iniziare il processo di e-commerce all'interno del dipartimento di tecnologia informatica, e poi, se il progetto funziona, una nuova descrizione del ruolo professionale può guidare il progetto in un altro dipartimento, come ad esempio quello del marketing.