Come migliorare Le Capacità di Ascolto -  Parte 1 di 2

I manager e gli impiegati in generale passano circa il 40% del loro tempo ad ascoltare le altre persone ma, spesso, lo fanno in maniera così inefficace che il risultato si traduce in istruzioni che vengono equivocate, progetti che prendono direzioni sbagliate ed azioni non appropriate - ossia tutta una serie di errori costosi, solo perché la maggior parte delle persone non sa ascoltare. I manager più abili hanno imparato che migliorare le capacità di ascolto porta le persone ad avere una mentalità molto più aperta, quindi incrementa l'innovazione e migliora il servizio offerto ai clienti. Inoltre, buone capacità di ascolto possono ridurre lo stress, evitare i conflitti e perfezionare l'abilità nel gestire i rapporti interpersonali.

Ecco alcune cose che potete fare per potenziare le Vostre abilità d'ascolto:

Se avete un atteggiamento positivo verso un determinato argomento, Voi sicuramente potete trovare qualcosa che possa accrescere la Vostra conoscenza in qualsiasi conversazione che vi capiti di intrattenere. Per quanto arida tale discussione possa risultare, essa conterrà quasi sicuramente almeno un concetto che può esserVi utile, prima o poi. Selezionare dalle conversazioni elementi che abbiano un certo valore personale fa parte di una efficace attività di ascolto. Di ciò che è stato detto, cosa posso utilizzare? Che cosa mi è utile? In che modo si collega con ciò che già conosco? Che cosa potrei farne?

Scoprite che cosa sa la persona che Vi sta parlando. Guardate il Vostro interlocutore e concentrateVi su ciò che è stato detto. Fate di tutto perché la comunicazione avvenga in modo bidirezionale. Ignorate il modo di esprimersi e la personalità di chi Vi parla se queste cose in qualche modo Vi distraggono. Afferrate l'idea che Vi viene comunicata. Stimolate l'interlocutore con la Vostra attenzione e con espressioni di interesse. Mostrate il Vostro coinvolgimento nella conversazione usando segni di consenso indefiniti, come ad esempio: "Oh, capisco.", "Che ne dici di..", "mm-hmmm, molto interessante.", "Davvero?".e così via.

L'ascolto efficae è un'attività che richiede energia, ma più Vi esercitate e più Vi risulterà semplice. Se siete in grado di conoscere in anticipo l'argomento di una conversazione che dovrete sostenere, preparateVi con delle letture, discutendone o semplicemente con qualche breve riflessione, individuando il Vostro punto di vista. Quindi ascoltate attivamente usando tutte le Vostre energie.

Ascoltate i concetti basilari del Vostro interlocutore. In alcuni casi, potrete riconoscere il metodo retorico convenzionale con cui si costruisce un discorso, dall'introduzione generica dell'argomento, allo sviluppo punto per punto man mano che l'argomento procede, le immagini e gli esempi usati, fino al riassunto conclusivo e alla sollecitazione di un'azione adeguata. Appropriatevi dei concetti così come Vi vengono presentati, distinguete i fatti concreti dai principi generali, le idee dagli esempi e le evidenze dalle opinioni.

Potete migliorare la Vostra capacità di apprendimento e di memorizzazione compilando un breve resoconto dei punti essenziali toccati dal Vostro interlocutore. In seguito potrete rivedere gli appunti presi per determinare che cosa, di quanto è stato detto, può esserVi utile e se siete d'accordo o no con la tesi espressa. Saper prendere appunti in modo efficace è un'attività che richiede pratica, soprattutto nel selezionare il giusto metodo da usare per ogni occasione, ma, qualsiasi metodo Vi apprestiate ad usare, fate in modo che i Vostri appunti siano brevi, facili da interpretare e da rivedere. EsercitateVi a riassumere a grandi linee il contenuto dei diversi tipi di conversazioni che Vi trovate a sostenere, in maniera scritta oppure a mente; imparate a riconoscere le parole, le frasi o i concetti-chiave. Mantenete una certa flessibilità: non tutte le persone parlano seguendo una traccia precisa.

Segue nel prossimo numero......

Addattato dal libro, Listening: The Forgotton Skill di Madelyn Burley-Allen

LA CHECKLIST DEL CAPO

8 Modi per formulare Domande Efficaci

Il fatto di ricoprire una posizione di responsabilità non sempre comporta di conoscere la cosa giusta da dire al momento giusto. In realtà i leader più efficaci non sono quelli che necessariamente dicono sempre la cosa giusta, ma piuttosto quelli che sanno fare le domande più appropriate. Formulare domande efficaci è un'arte che conduce alla distinzione tra mediocrità e grandezza. La domanda giusta al momento giusto infatti trasforma la confusione in chiarezza, il conflitto in consenso e la frustrazione in soddisfazione.

Cercate di non pensare in termini di che cosa dovete dire e iniziate invece a pensare in termini di che cosa dovete chiedere. Concentrare il proprio pensiero sulle domande da fare è come concentrare la luce del sole attraverso una lente. Le domande aiutano a superare le divergenze, rafforzano le relazioni interpersonali, deviano la rabbia e l'ostilità. Inoltre, esse dimostrano il Vostro interesse e la Vostra premura. Perciò: basta con i punti esclamativi e via libera ai punti interrogativi.

Ascoltate. Indagate. Cercate chiarezza. Voi potete costruire un certo consenso, delle efficaci squadre di lavoro e senso di unità solo se riuscite a determinare i bisogni ed i valori delle persone con cui lavorate. Fare domande è un modo per acquisire queste informazioni.

Il tono della voce, l'espressione facciale e l'atteggiamento che assumete quando parlate, possono comunicare la Vostra disponibilità, per quanto neutre possano essere le parole che state usando. Quando fate delle domande, usate un tono di voce che sia genuinamente inquisitivo ed assumete un'espressione di aspettativa sul vostro volto, con un atteggiamento che non sia intimidatorio.

Che cosa posso fare per esserti d'aiuto? Che cosa stiamo cercando di realizzare? Siamo qui per discutere di questo? Che cosa ci proponiamo di trarre da questo incontro? Domande come queste possono riportare la discussione ai punti essenziali, oppure condurla alle naturali conclusioni.

Come vorresti che io reagissi a questo? Potresti per favore ripetere quello che hai detto? Come pensi che mi senta dopo quello che mi hai detto? Questo tipo di domande sono utili per guadagnare tempo e pensare ad una risposta appropriata.

Perché pensi che la mia idea non possa funzionare? Che cosa ho detto per farti sentire in quel modo? Che cosa potrebbe convincerti del contrario? Ognuna di queste domande potrebbe trasformare una situazione imbarazzante in una a vostro vantaggio.

Che cosa possiamo fare per risolvere questo problema? Come pensi che potremmo fare, in futuro, per lavorare meglio insieme? Che cosa pensi che potremmo fare per migliorare la situazione di entrambi? A che cosa ci porta tutto questo? Queste domande possono essere d'aiuto per superare le divergenze.

Che cosa consigli di fare per questo problema? Che te ne pare? Qual è il tuo punto di vista? Ti sembra che abbia trascurato qualcosa? Cosa suggerisci per rafforzare la nostra squadra di lavoro? Quando chiedete agli altri la loro opinione Voi gli dimostrate quanto valgono per Voi.

Adattato dal libro, Smart Moves For People in Charge di Sam Deep & Lyle Sussman

 

Motivarsi & Motivare: Come ottenere il massimo da se stessi e dagli altri

Emilio Bonicelli & Adolfo Maria Comari

Chi è in grado di motivare se stesso e gli altri può aspirare a raggiungere obiettivi straordinari. Questo è vero a ogni livello della vita personale e sociale, dallo sport alla politica, e lo è soprattutto in ambito aziendale dove la motivazione è diventata l'arma vincente. La principale attività dei nuovi manager sta diventando quella di motivare i collaboratori. Solo così, infatti, si possono ottenere squadre fortemente orientate agli obiettivi comuni. E questa è la chiave di volta del successo. Questo libro propone un metodo innovativo e facile da apprendere, impossibile da dimenticare, per imparare a motivare se stessi e gli altri, per raggiungere gli obiettivi desiderati, per ottenere il massimo dai collaboratori e per innalzare la capacità competitiva dell'azienda.

(Ed. Il Sole 24 Ore, ISBN 8883631099, Lire 16.900)

Perla di saggezza

" Colui che Ascolta è Colui che Capisce"

Proverbio Jabo