La Checklist del Capo:

5.  Incrementare la consapevolezza. Ancor prima di dare vita al processo di empowerment è necessario incrementare la consapevolezza delle persone su cosa ciò significhi e comporti. Si consiglia di organizzare incontri e discussioni di gruppo allo scopo di informare tutti su quanto stia accadendo, chiarire quanto ci si aspetta da loro, illustrare quali risultati dovrebbero materializzarsi e perché il processo di empowerment viene implementato.

6. Fare si che lo staff supporti l'iniziativa. E' necessario rassicurare le persone direttamente coinvolte nel processo di empowerment e conquistarne il supporto all'iniziativa. Le persone che sono abituate semplicemente a fare ciò che viene loro richiesto, invece di trovare soluzioni in modo autonomo o prendere decisioni in maniera indipendente, tenderanno a sentire la loro identità professionale minacciata dall'implementazione del nuovo sistema di gestione e saranno molto scettiche e sospettose riguardo al cambiamento nella cultura aziendale. In questo caso è necessario dare loro modo di esprimere e comunicare in modo sereno ed articolato le loro ansie assicurandoci che nel riflettere e comprendere meglio il cambiamento raggiungano un buon livello di adattamento alla nuova situazione. Per fare questo è indispensabile comunicare e mettere in evidenza in senso pratico quanto i canali di comunicazione presenti in azienda siano aperti ed efficaci: aperti nel ricevere i loro punti di vista, efficaci nel far comprendere al meglio i benefici che l'empowerment porterà anche al loro ruolo.

7. Analizzare i talenti del proprio staff. Allo scopo di implementare in senso pratico e duraturo l'empowerment è consigliato fare un'analisi inventoriale delle tipologie di talento manifesto presenti all'interno del proprio staff. Questo allo scopo di impiegare le persone al meglio delle loro abilità e ricercare anche possibili talenti nascosti. Nello svolgere questo tipo di analisi è preferibile chiedere alle persone stesse riguardo alle loro capacità piuttosto che giungere a conclusioni senza sentire la loro opinione in merito. 

8. Assicurarsi che lo staff abbia le risorse necessarie. Le responsabilità riguardo il rapporto con la clientela, la gestione dei reclami da parte della clientela e aspetti operativi del quotidiano devono essere rivisti e ridisegnati secondo i valori guida dell'empowerment. Stessa operazione deve essere fatta riguardo a responsabilità aggiuntive riferite allo staff ed alla tipologia di risorse necessarie per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro ampliato in termini di autonomia. Quando tutti questi aspetti vengono considerati e gestiti l'empowerment produrrà i suoi effetti. I segni più concreti che lo staff abbia assimilato l'empowerment e abbia il modo e gli strumenti per svolgere il proprio lavoro, sono i seguenti:

• lo staff sembra capace di gestire le attività senza il coinvolgimento quotidiano o addirittura ora per ora del management;

• si percepisce nelle azioni quotidiane che lo staff fa propria l'analisi e, aspetto fondamentale, la soluzione delle problematiche gestionali che emergono; 

• il personale genera costantemente idee e soluzioni per migliorare il rapporto con la clientela (sia interna che esterna).

"Empowerment" significa molto più di delegare, si tratta infatti di trovare attivamente il modo di stimolare le qualità di creatività ed innovazione del proprio staff. Il concetto si basa sulla convinzione che le capacità di impiegati ed operai sono spesso sottoutilizzate e sulla considerazione che le persone vogliono dare un contributo positivo alla crescita aziendale se ne hanno opportunità, modo e contesto appropriato.

L'obiettivo è quello di stimolare un maggiore senso di azione nel vostro staff dando loro maggiori poteri e responsabilità nell'innovare, nel partecipare alla soluzione di problemi, nel prendere decisioni abituandosi ad agire con un intervento di supporto minimo da parte del proprio manager.

In altre parole empowerment significa:

Stimolare un pieno coinvolgimento del proprio staff con le attività svolte;

• Creare le condizioni per le quali il proprio staff si assuma responsabilità rispetto al rapporto con la clientela interna (altri colleghi o comparti) ed esterna;

• Lasciare che le persone che sono più vicine alla clientela esterna possano prendere decisioni che reputano giuste rispetto al contesto della situazione in cui si trovano;

• Eliminare la burocrazia non necessaria;

• Incoraggiare e supportare il proprio staff a realizzare in senso pratico idee per migliorare il lavoro e l'organizzazione.

Rispetto al concetto di Empowerment ci sono vantaggi e svantaggi gestionali.

I vantaggi sono:

• Irrobustire il senso di impegno e motivazione del proprio staff conducendo le persone a prendere responsabilità dei problemi che incontrano e proporre soluzioni ai problemi stessi;

• Creare un sistema organizzativo che favorisca l'attivo utilizzo di idee che rappresentano soluzioni concrete ed attuabili rispetto alle problematiche incontrate;

• Contribuire a far sbocciare il talento individuale delle persone, talento che sovente resta nascosto e non utilizzato;

• Ridurre notevolmente il tempo che i managers dedicano alla soluzione di problemi altrui;

• Migliorare il servizio alla clientela ed in generale le prestazioni della struttura organizzativa.

Gli svantaggi sono:

Empowerment è uno strumento gestionale molto potente nella sua valenza ed efficacia. Proprio in relazione a questo potenziale, se l'empowerment non è gestito propriamente può:

• Far nascere (o rafforzare) un senso di risentimento da parte di managers che percepiscono un regresso del loro ruolo e della loro autorità;

• Generare ansia fra le persone a cui è richiesto di partecipare al processo di miglioramento organizzativo;

• Condurre le persone ad innovare ben oltre la sfera d'azione che appartiene al proprio ruolo;

• Generare aspettative che non possono essere soddisfatte e di conseguenza far emergere o rafforzare un senso di frustrazione;

• Generare un senso di rancore legato al fatto che responsabilità aggiuntive non sono controbilanciate da incrementi retributivi;

• Causare una rottura nel sistema di controllo del vostro staff.