| L'efficacia
di un programma formativo dipende dal conoscere quali
sono i risultati richiesti a livello individuale, di comparto
e aziendale. Le aziende, condizionate da frequente ristrettezze
nei budget di investimento volti alla formazione, devono
assicurarsi che le risorse che impiegano nella formazione
siano destinate ad aree in cui si possa generare un ritorno
positivo e tangibile sull'investimento di tempo e denaro.
Il determinare le reali
necessità formative è divenuto particolarmente importante
a causa dei rapidi cambiamenti di tecnologia e organizzazione
presenti nelle aziende moderne. L'analisi e l'identificazione
delle necessità formative è un prerequisito per un qualsiasi
efficace ed efficiente programma formativo.
La cosa importante da ricordare
è che, in questo contesto, la responsabilità di gestire
al meglio dette risorse non ricade solo sugli specialisti
dell'area risorse umane, ma va a interessare direttamente
ogni manager che gestisce una squadra di lavoro. Questo
perché è proprio quel manager che è concretamente più
vicino al quotidiano delle persone e che quindi si trova
in una condizione avvantaggiata per fare un'analisi
accurata della situazione e delle necessità di formazione.
Per questo motivo presentiamo, proprio per questi manager,
alcune riflessioni riguardo all'implementazione di un
programma che determini le necessità formative.
Definizione:
Una
necessità formativa presenta due requisiti essenziali:
1)
la presenza di manchevolezze o problemi di esecuzione
pratica nel raggiungimento di determinati obiettivi
professionali individuali o di gruppo;
2)
la considerazione fondata chequeste manchevolezze,
questi problemi, possano essere ridotti o addirittura
eliminati con l'utilizzo di formazione adeguata.
In
tal senso una necessità formativa si può sviluppare
a livello aziendale, di funzione o individuale. Il termine
aziendale in questo contesto comprende l'intera organizzazione
ma anche una sezione di essa, un comparto, una squadra
di lavoro ed i suoi obiettivi.
A
livello aziendale una necessità formativa
è legata a qualsiasi tipo di comportamento o mancanza
di capacità che pregiudica il raggiungimento di obiettivi
aziendali; per esempio, la mancanza di capacità di gestione
del rapporto con la clientela che pregiudica il rapporto
con la clientela stessa o la mancanza di capacità di
rapporto interpersonale che riduce la capacità aziendale
di fidelizzare personale valido.
A
livello di funzione una necessità formativa
riguarda tutte le persone che fanno la stessa attività.
Tutti i capo macchina devono essere addestrati sull'utilizzo
del nuovo macchinario mentre la forza vendite non ha
bisogno di quell'addestramento.
A
livello individuale la necessità formativa
sorge quando un individuo è carente in capacità e conoscenze
specifiche, o quando uno specifico comportamento diviene
una barriera al raggiungimento del successo da parte
della persona. Se l'addetta alla reception A gestisce
le conversazioni telefoniche in modo professionale mentre
l'addetta alla reception B tende ad essere scontrosa
e scortese al telefono, B manifesta specifiche necessità
formative.
I
vantaggi apportati dal determinare le necessità
formative sono i seguenti:
- Indirizzare
le risorse disponibili a priorità ben identificate:
- Incrementare
la capacità di pianificare e gestire il cambiamento
a livello aziendale;
- Aiutare
individui e squadre di lavoro ad esprimere al meglio
il proprio potenziale migliorando la propria soddisfazione
verso il lavoro, il proprio morale e motivazione;
- Rapportarsi
in maniera integrale al procedimento di valutazione
della prestazione
lavorativa in cui si fa un proiezione del percorso
professionale a breve-medio termine dell'individuo;
- Fornire
basi concrete di riferimento per migliorare la prestazione
professionale individuale e di squadra.
Non
ci sono svantaggi veri e propri nella determinazione
delle necessità formative, in ogni caso è necessario
mettere in evidenza che un programma di questo tipo
richiede:
- Tempo
e risorse per pianificare l'analisi delle necessità
e la successiva analisi dei risultati in modo sistematico;
- La
coordinazione dei risultati fra i vari manager allo
scopo di assicurarsi che il piano organizzativo rispecchi
le reali priorità a livello complessivo aziendale,
cercando di stimolare la presenza di economie di scala
ed evitare la duplicazione fra vari comparti;
- Il
pieno coinvolgimento, e la piena discussione, con
potenziali formatori invece di utilizzare una valutazione
dei formatori più veloce ma meno completa nei metodi
e nei contenuti da parte dei singoli manager.
In
linea teorica questo processo di determinazione delle
necessità formative dovrebbe risultare anche molto utile
per migliorare la consapevolezza dei manager stessi
riguardo ai risultati che si vogliono ottenere con la
formazione ed i relativi metodi più adeguati.
Di
seguito sei considerazioni pratiche riguardanti l'implementazione
pratica di un programma di determinazione delle necessità
formative.
Adattato
dal libro, "Business: The Ultimate Resource "
-2002 -Autori Vari- Perseus
Publishing
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