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Agosto 2003 - n.39 - The Newsletter

La Checklist del Capo:

DETERMINARE LE NECESSITA' FORMATIVE.

Di seguito alcuni fondamenti concettuali e operativi per una efficace determinazione delle necessità formative all'interno della vostra organizzazione. Segue dal numero precedente consultabile nell'archivio newsletters.

2. Anticipare le necessità formative all'interno dell'area di proprio controllo. Le necessità formative spesso risultano chiare a livello operativo. Ad esempio, è un dato di fatto che se introduciamo un nuovo macchinario nell'aria produttiva o un nuovo software nell'area uffici, sarà necessario organizzare della formazione tecnica per gli utenti. Seguendo la stessa linea pratica di pensiero, un'azienda che scelga una strategia di crescita legata all'incremento della qualità del proprio servizio alla clientela sa benissimo che attività di formazione specifiche saranno indispensabili per gli addetti al servizio stesso.

3. Elaborare ed utilizzare tecniche di monitoraggio. Spesso problemi organizzativi continuano a ripetersi a causa del fatto che specifiche necessità formative non vengono analizzate ed approfondite sistematicamente. L'implementazione di un sistema di monitoraggio organizzativo può essere molto utile a questo scopo. Una metodologia operativa in tal senso è quella dell'analisi di variazione. Questo è uno strumento semplice utilizzato dai manager per monitorare i budget che viene trasferito nel contesto dell'identificazione delle necessità formative.

Nel classico utilizzo dell'analisi di variazione, viene fissato il budget complessivo e successivamente lo stesso viene ripartito sui mesi del periodo preso in considerazione. Ciascuna variazione mensile (in eccesso o difetto) del consuntivo rispetto al budget innesca un meccanismo di investigazione sul perché questo è avvenuto e che tipo di impatto avrà. Nell'ambito dell'identificazione di bisogni formativi, i numeri riguardanti i budget sono sostituiti da standard di performance e indicatori specifici.

Infatti pressoché tutte le attività organizzative possono essere monitorate attraverso l'utilizzo di standard di riferimento e indici. Ad esempio, per quanto riguarda il servizio alla clientela si può stabilire che almeno il 95% dei clienti affermino di aver ricevuto un servizio soddisfacente. L'utilizzo di sondaggi sul servizio alla clientela può essere molto utile a monitorare gli scostamenti rispetto allo standard stabilito. In tal senso creare sistemi organizzativi di feedback che coinvolgano collaboratori, clienti, fornitori può rappresentare una utilissima fonte di informazioni e spunti per monitorare i bisogni formativi.

4. Mantenere una mentalità aperta rispetto ai problemi analizzati. Le attività di attento monitoraggio metteranno in evidenza problemi organizzativi, di gruppo ed individuali; bisogna però fare molta attenzione a non giungere a conclusioni affrettate rispetto all'origine di tali problemi. Per esempio, potrebbe essere del tutto naturale giungere alla conclusione che un'alta percentuale degli operai di uno stabilimento si dimette dopo soli tre mesi a causa dei turni di lavoro.

In realtà parlando con i diretti interessati si apprende che non sono i turni di lavoro ma le condizioni ambientali di lavoro che portano le persone a dimettersi. Questo è un caso in cui la formazione non può risolvere il problema, in ogni caso le attività di attento monitoraggio hanno raggiunto lo scopo di permetterci di generare una valutazione aderente alla realtà.

5. Identificare i livelli formativi su cui intervenire. Una necessità formativa potrebbe limitarsi al livello individuale ma nella maggior parte dei casi sale al livello operativo e addirittura aziendale, spesso raggruppando anche tutti e tre i livelli. Se la cultura aziendale è volta a trattare i clienti come un fastidio fornire training per il servizio alla clientela semplicemente a livello individuale o operativo sarà pressoché inutile, anzi incrementerà la frustrazione delle persone coinvolte. In questo caso infatti la formazione non dovrebbe limitarsi al livello individuale o operativo ma includere anche il livello aziendale, anzi partire proprio da questo livello. Questa considerazione è alla base di tante esperienze di successi ed insuccessi riguardanti attività formative.

6. Agire tenendo ben presente una visione d'insieme. Se le necessità formative vengono identificate al livello individuale o operativo di cui si ha controllo, possiamo procedere direttamente con l'implementazione delle fasi esecutive. Se tali necessità riguardano però un livello più ampio, come quello aziendale sul quale non abbiamo un diretto controllo, è indispensabile prima di procedere con le attività formative rendere partecipi delle tematiche analizzate anche tutte le altre persone direttamente interessate. Questo per fare si che la formazione abbia un impatto positivo in quanto arrivi ad interessare il livello organizzativo più adeguato in maniera integrata.

RIASSUMENDO, andiamo ad elencare azioni efficaci ed inefficaci, o dannose, nella determinazione delle necessità formative.

COSE DA FARE :

  • Dedicare all'identificazione dei bisogni formativi tanta attenzione quanta dedicata ai contenuti dei programmi formativi;

  • Condividere e gestire le proprie conclusioni ed analisi assieme agli altri manager;

  • Ricordare di considerare bisogni formativi sui tre livelli: individuale, operativo, organizzativo.

  • Includere se stessi fra coloro che potenzialmente hanno bisogni formativi.

COSE DA EVITARE:

  • Non organizzare nessun tipo di formazione se prima non se ne è riscontrato l'effettiva necessità;

  • Non indirizzare qualcuno allo stesso evento formativo semplicemente  perché lo si è trovato personalmente utile e gradevole; ricordarsi che tutti noi abbiamo diversi tipi di esperienze e background e che quindi ciascuno ha delle priorità formative specifiche;

  • Non concentrarsi sui bisogni formativi che sono più palesi alle spese di quei bisogni formativi che richiedono l'utilizzo di attività di monitoraggio.

RIFLESSIONI SUL TEMA ALLO SCOPO DI RAPPORTARE AL MEGLIO QUESTE IDEE ALLA VOSTRA ORGANIZZAZIONE:

  • Di quale formazione ancora non implementata (e che probabilmente non verrà implementata) hanno bisogno i tuoi collaboratori? Perché si è creata questa situazione?

  • Sei mai stato indirizzato verso un corso di formazione che sentivi era irrilevante rispetto alle tue necessità?

  • Rifletti sull'impatto di motivazione della tua squadra di lavoro in merito alla partecipazione ad un evento formativo veramente coinvolgente ed interessante.

I Vostri commenti saranno graditi.

Inviate le Vostre e-mail a : pl@global-service.it

Adattato dal libro, "Business:  The Ultimate Resource "  -Autori Vari- Perseus Publishing

L'Argomento del Mese:

Determinare le necessità formative (parte 2 di 2)

L'efficacia di un programma formativo dipende dal conoscere quali sono i risultati richiesti a livello individuale, di comparto e aziendale. Le aziende, condizionate da frequente ristrettezze nei budget di investimento volti alla formazione, devono assicurarsi che le risorse che impiegano nella formazione siano destinate ad aree in cui si possa generare un ritorno positivo e tangibile sull'investimento di tempo e denaro.

Il determinare le reali necessità formative è divenuto particolarmente importante a causa dei rapidi cambiamenti di tecnologia e organizzazione presenti nelle aziende moderne. L'analisi e l'identificazione delle necessità formative è un prerequisito per un qualsiasi efficace ed efficiente programma formativo.

La cosa importante da ricordare è che, in questo contesto, la responsabilità di gestire al meglio dette risorse non ricade solo sugli specialisti dell'area risorse umane, ma va a interessare direttamente ogni manager che gestisce una squadra di lavoro. Questo perché è proprio quel manager che è concretamente più vicino al quotidiano delle persone e che quindi si trova in una condizione avvantaggiata per fare un'analisi accurata della situazione e delle necessità di formazione. Per questo motivo presentiamo, proprio per questi manager, alcune riflessioni riguardo all'implementazione di un programma che determini le necessità formative.

Definizione:

Una necessità formativa presenta due requisiti essenziali:

 

1)   la presenza di manchevolezze o problemi di esecuzione pratica nel raggiungimento di determinati obiettivi professionali individuali o di gruppo;

 

2)   la considerazione fondata che queste manchevolezze, questi problemi, possano essere ridotti o addirittura eliminati con l'utilizzo di formazione adeguata.

 

In tal senso una necessità formativa si può sviluppare a livello aziendale, di funzione o individuale. Il termine aziendale in questo contesto comprende l'intera organizzazione ma anche una sezione di essa, un comparto, una squadra di lavoro ed i suoi obiettivi.

 

A livello aziendale una necessità formativa è legata a qualsiasi tipo di comportamento o mancanza di capacità che pregiudica il raggiungimento di obiettivi aziendali; per esempio, la mancanza di capacità di gestione del rapporto con la clientela che pregiudica il rapporto con la clientela stessa o la mancanza di capacità di rapporto interpersonale che riduce la capacità aziendale di fidelizzare personale valido.

 

A livello di funzione una necessità formativa riguarda tutte le persone che fanno la stessa attività. Tutti i capo macchina devono essere addestrati sull'utilizzo del nuovo macchinario mentre la forza vendite non ha bisogno di quell'addestramento.

 

A livello individuale la necessità formativa sorge quando un individuo è carente in capacità e conoscenze specifiche, o quando uno specifico comportamento diviene una barriera al raggiungimento del successo da parte della persona. Se l'addetta alla reception A gestisce le conversazioni telefoniche in modo professionale mentre l'addetta alla reception B tende ad essere scontrosa e scortese al telefono, B manifesta specifiche necessità formative.

 

I vantaggi apportati dal determinare le necessità formative sono i seguenti:

 

  • Indirizzare le risorse disponibili a priorità ben identificate:
  • Incrementare la capacità di pianificare e gestire il cambiamento a livello aziendale;
  • Aiutare individui e squadre di lavoro ad esprimere al meglio il proprio potenziale migliorando la propria soddisfazione verso il lavoro, il proprio morale e motivazione;
  • Rapportarsi in maniera integrale al procedimento di valutazione della  prestazione lavorativa in cui si fa un proiezione del percorso professionale a breve-medio termine dell'individuo;
  • Fornire basi concrete di riferimento per migliorare la prestazione professionale individuale e di squadra.

Non ci sono svantaggi veri e propri nella determinazione delle necessità formative, in ogni caso è necessario mettere in evidenza che un programma di questo tipo richiede:

 

  • Tempo e risorse per pianificare l'analisi delle necessità e la successiva analisi dei risultati in modo sistematico;
  • La coordinazione dei risultati fra i vari manager allo scopo di assicurarsi che il piano organizzativo rispecchi le reali priorità a livello complessivo aziendale, cercando di stimolare la presenza di economie di scala ed evitare la duplicazione fra vari comparti;
  • Il pieno coinvolgimento, e la piena discussione, con potenziali formatori invece di utilizzare una valutazione dei formatori più veloce ma meno completa nei metodi e nei contenuti da parte dei singoli manager.

In linea teorica questo processo di determinazione delle necessità formative dovrebbe risultare anche molto utile per migliorare la consapevolezza dei manager stessi riguardo ai risultati che si vogliono ottenere con la formazione ed i relativi metodi più adeguati.

 

Di seguito sei considerazioni pratiche riguardanti l'implementazione pratica di un programma di determinazione delle necessità formative.

                   Adattato dal libro, "Business:  The Ultimate Resource " -2002 -Autori Vari- Perseus Publishing

Libro da non perdere

 

Management d'Ascolto

di Walter Passerinim, Alfred A. Tomatis

Questo libro si rivolge a tutti coloro che vogliono e sanno ascoltare, ma anche a coloro che, dopo aver perduto questa straordinaria facoltà, desiderano recuperarla. Il volume, è il frutto di due competenze diverse e solo apparentemente lontane: una scientifica e psicologica, l'altra economica e aziendale. L'unione di queste competenze ha prodotto un lavoro per molti aspetti originale. Nella prima parte, viene tratteggiato il passaggio, oggi necessario, dalla società dell'ipercomunicazione e del rumore indistinto alla "società dell'ascolto", unica base di partenza possibile per recuperare significato e concretezza alla comunicazione. Nella seconda parte, vengono forniti tutti gli elementi di una nuova scienza, l'audio-psico-fonologia, necessari perché le persone possano acquisire i fondamenti sia dell'ascolto sia della comunicazione, della parola e del linguaggio. Nella terza parte viene descritto il passaggio dalla tradizione orale alla scrittura, dalla civiltà dell'orecchio a quella dell'occhio, e vengono tratteggiati i profili dei principali leader ascoltatori. Nella quarta parte viene trattato in modo sistematico il piano di introduzione nell'impresa di meccanismi e di pratiche dedicate alla comunicazione e all'ascolto della realtà, sia interna che esterna. Nella quinta parte, vengono individuati i temi di sfida e di frontiera che possono nascere da una nuova pedagogia dell'ascolto.

(Ed. Franco Angeli - 256 pag. - 2003 - ISBN 88464436752, Prezzo Listino Euro 19,00)

Perla di saggezza

"Non esistono soldati incapaci esistono solo ufficiali incapaci"

Napoleone

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