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L'Argomento del Mese:
Comunicare attraverso i confini organizzativi. (parte 1 di 2)
Gli esseri umani creano, gestiscono e
difendono confini. Creiamo confini nelle nostre case per fornire privacy e
stimolare un senso di proprietà e comfort. Creiamo confini in azienda per
separare funzioni, sviluppare specializzazioni e generare efficienza nelle
operazioni svolte. Da un lato il creare confini ha aspetti positivi,
dall'altro, soprattutto in termini organizzativi, può essere fonte di
problemi di gestione e sviluppo. Quante volte ci troviamo in situazioni di
attrito o contrasto fra funzioni aziendali diverse? (ad esempio, il
contrasto fra area commerciale e area produzione è un classico nella
maggior parte delle aziende produttive) Quante volte ci rendiamo conto che
questi confini creati sono in realtà una barriera nel comprendere meglio e
servire le necessità di clienti? Quante volte, nonostante cerchiamo di
comunicare con colleghi di altri reparti, ci rendiamo conto che non
riusciamo a farci capire? Questi sono solo alcuni esempi delle
problematiche generate dalla presenza di confini organizzativi.
Presentiamo brevemente alcune condizioni chiave che determinano o
rafforzano la presenza di questi confini:
1)
Differenze di linguaggio. In questo senso ci riferiamo sia
all'utilizzo di lingue diverse nel comunicare, che all'utilizzo di
terminologie e parole legate strettamente ad un contesto specifico.
2)
Differenze di cultura. Queste si manifestano su un aspetto
macro (riguardante le differenze culturali fra popoli e aree geografiche)
e micro (riguardante le differenze culturali fra aziende o anche reparti
aziendali - ricordiamo che in questo senso il termine cultura riguarda in
senso generale i comportamenti, gli atteggiamenti che sono accettati
all'interno di un gruppo di lavoro o di una comunità lavorativa).
3)
Spazio fisico. A livello sia di uffici che di reparti
produttivi, la disposizione di pareti, strumenti di lavoro e macchinari ha
un notevole impatto sul flusso di informazioni e di lavoro. L'utilizzo
dello spazio fisico può facilitare, rallentare o bloccare questi
flussi.
4)
Sistema dei comportamenti premiati e puniti. Quando sono
presenti problemi nella condivisione di informazioni e dati fra reparti
aziendali, dobbiamo essere consapevoli se la politica di gestione
aziendale tende a "premiare" o "punire" lo scambio di informazioni fra i
collaboratori. Si favorisce l'interazione fra le persone o si ha la
tendenza a limitarla?
5) Il
fattore aritmetico e geometrico. Quando un'organizzazione incrementa
il numero di comparti moltiplica geometricamente il numero di possibili
contatti di comunicazione. Questo ha un profondo impatto gestionale. Se
un'azienda ha due reparti c'è soltanto un possibile legame di
comunicazione fra i due. Se un'azienda ha cinque reparti sono dieci i
possibili legami di comunicazione. Questo comporta la necessità di gestire
i legami di comunicazione scegliendo la strategia di regole rigide che
limitano la comunicazione (creando consapevolmente confini) o la strategia
di lasciare che la comunicazione avvenga in modo libero (questo può
generare un eccesso di informazioni da gestire e l'emergere di giochi
politici che a loro volta generano confini di relazione).
In
tutte queste condizioni è fondamentale il ruolo delle figure che fanno da
"ponte" nelle varie situazioni contribuendo, rispetto ad ciascuna
specifica problematica, ad agevolare il flusso di comunicazione e
comprensione attraverso i confini presenti. Un esempio di queste
"figure ponte" è la persona che ha esperienze sia in campo
produttivo che commerciale e riesce per questo ad agevolare un costruttivo
scambio di informazioni fra reparto produzione e reparto commerciale
riducendo la presenza di fattori di attrito e contrasto. E' proprio la
gestione strategica e operativa di queste "figure ponte" che
stimola e fa emergere una efficace ed efficiente gestione della
comunicazione attraverso i confini organizzativi.
(tratto dal libro "COMMUNICATING FOR ORGANIZATIONAL
EFFECTIVNESS" by Phillip G.Clampitt - SAGE -
2004)
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