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Newsletter - Dicembre 2004 - numero 55                                                                                                                                      www.professionelavoro.net

 

Buone feste!!!

In allegato un piccolo e (riteniamo) utile regalo Natalizio preparato dai colleghi di Spazio Impresa ...

il documento racchiude i contenuti necessari per un'adeguata formazione del personale incaricato

al trattamento dei dati, in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa sulla Privacy

Vi inviatiamo anche a consultare un articolo che porta un po' di chiarezza sul tema Privacy a questo link http://www.sapereperfare.it/articolo.php?id=184

L'Argomento del Mese:  Comunicare attraverso i confini organizzativi. (parte 2 di 2)




LA CHECKLIST DEL CAPO:
Comunicare attraverso i confini organizzativi. (parte 1 di 2)

Nel numero precedente abbiamo brevemente elencato alcuni problemi che sono tipicamente riscontrati nella comunicazione fra vari reparti aziendali. Di seguito alcune linee guida non solo per risolvere, ma soprattutto per prevenire dette problematiche.


1. Selezionare e formare le persone giuste.  Le persone hanno un ruolo fondamentale nel vincere construttivamente barriere e confini fra reparti o aree aziendali; in particolare le persone che fungono da "figure ponte" fra le varie entità. Queste persone devono avere spiccate doti interpersonali che possono essere rese ancora più efficaci con un lavoro costante sui seguenti argomenti: a) Stimolare consapevolezza in merito alle proprie convinzioni (e le convizioni della propria area di lavoro) e identificare oggettivamente anche le convinzioni altrui; b) Prestare attenzione ai valori e allo stile di comunicazione degli altri allo scopo di rendere più efficace il proprio stile di comunicazione rispetto alla target audience; c) Stimolare schemi mentali di natura antropologica che permettano alla persona di calarsi nella realtà altrui giungendo a comprenderla ancora prima di formulare giudizi.

2. Implementare sistemi di correzione degli errori.  Nella comunicazione fra aree aziendali è inevitabile che, a causa delle differenze nel modo di comunicare e di approcciare problematiche, si creino incomprensioni e problemi di coordinazione di idee e risorse. Le "figure ponte" dovrebbero essere consapevoli di questo e oltre al cercare di prevenire dette incomprensioni dovrebbero creare dei sistemi di gestione volti a correggere queste problematiche. Per far questo possono essere utilizzate varie tecniche come ad esempio: a) utilizzare questionari a forma di quiz, volti a riassumere i concetti chiave degli scambi fra reparti e riscontrare l'effettiva condivisione delle informazioni; b) elaborare descrizioni dei flussi dei processi organizzativi allo scopo di stimolare fra le parti una visione integrata di insieme utile a stimolare sinergie pratiche e concrete anzichè sottolineare le barriere presenti fra le aree operative.

3. Incoraggiare attività che promuovano esperienze ed obiettivi comuni.  Incomprensioni e pregiudizi fra aree aziendali possono essere ridotti e prevenuti rendendo ben evidente che "siamo tutti sulla stessa barca". In tal senso è utile creare occasioni di contatto e scambio interpersonale attraverso: a) l'organizzazione di seminari aziendali a tema che coinvolgano più reparti e nei quali ciascuno abbia modo di illustrare la propria prospettiva sul tema stesso; b) l'organizzazione di sessioni di brainstorming a tema che coinvolgano persone provenienti da più aree aziendali; c) stimolare l'interazione fra figure che hanno un ruolo simile anche se sono in reparti o divisioni diverse; d) organizzare eventi in cui si dia la possibilità alle persone di mostrare a colleghi di altri reparti o divisioni la natura ed i frutti del proprio lavoro. Tutte queste attività fanno parte del concetto di corrette pubbliche relazioni interne. Attività che quando organizzate in modo professionale hanno un notevole impatto sulle dinamiche di collaborazione aziendale; un impatto destinato a durare nel tempo in quanto contribuisce ad arricchire la consapevolezza sulla gamma di schemi mentali presenti in azienda.

4. Integrare nella struttura organizzativa elementi che favoriscano scambi costruttivi.  Anche a livello prettamente organizzativo possono essere intraprese varie azioni volte a stimolare il superamento di barriere fra diverse aree aziendali: a) evidenziare nelle opportune job description (quelle riguardanti i ruoli che sono presenti per natura nelle aree di flusso di informazioni e idee) le funzioni delle "figure ponte"; b) supportare attività di affiancamento formale  fra colleghi appartenenti ad aree diverse; 3) utilizzare squadre di lavoro composte da persone provenienti da aree operative diverse che siano portate a collaborare su ben definiti obiettivi comuni; 4) rivedere l'organizzazione dello spazio fisico (uffici e reparti operativi) allo scopo di stimolare, anzichè rallentare la comunicazione formale e soprattutto informale fra le persone; 5) formalizzare cicli di lavoro paralleli in cui reparti che collaborano ad un unico progetto anzichè semplicemente passarsi le consegne una volta terminata la fase operativa di propria competenza, siano portati a sovrapporre le proprie azioni e si vedano dunque costretti a migliorare l'interazione con gli altri reparti coinvolti nel progetto.

(tratto dal libro "COMMUNICATING FOR ORGANIZATIONAL EFFECTIVNESS" by Phillip G.Clampitt  - SAGE - 200

 

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VALORE AGGIUNTO: anche le pareti hanno un'anima.
Rubrica curata dall'associazione Natura e Architettura www.naturaearchitettura.org
Argomento del Mese: uno spunto filosofico.

Il gruppo Nardini, celeberrima distilleria di Bassano del Grappa, festeggia i suoi 225 anni di vita regalandosi ...un'architettura !

L'edificio, che ospiterà un laboratorio di analisi dei distillati ed una sala multifunzionale con auditorium, è progettato dall'arch. Fuksas adottando principi di bioclimatica e soluzioni tecniche finalizzate al risparmio energetico.

Nel panorama generalmente desolante dell'architettura industriale questa notizia ci conforta e ci fa sperare che l'esempio venga seguito da altri imprenditori.

Il cavaliere del lavoro Giuseppe Nardini, a 77 anni, dimostra infatti una freschezza di idee e una determinazione nel realizzarle che molti imprenditori con la metà dei suoi anni neppure si sognano di avere se continuano a realizzare edifici copiando quelli che già esistono e che hanno già dimostrato di non soddisfare le esigenze aziendali né in termini di costi di esercizio né tantomeno in termini di benessere psico fisico di coloro che dovranno lavorarci. 

Noi crediamo che "bello" non sia l'opposto di "brutto" ma piuttosto di "falso" e pertanto un edificio che non garantisca il benessere fisico ed emozionale ai suoi fruitori risponda falsamente proprio alle esigenze ed alle aspettative del committente non potendo mai risultare un esempio di buona architettura.

 

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Libro da non perdere

Il ristorante come metafora. L'organizzazione in cucina e l'arte di lavorare bene

di Emanuele Fontana

La cucina può essere un modello di organizzazione complessa? Le storie raccontate in questo libro dimostrano come la vita professionale di ristoratori, cuochi e camerieri possa costituire un esempio vivido ed efficace per le imprese che si pongono come obiettivo strategico la qualità del servizio.

(2004,  pp.158, Guerini e associati, 16,50 Euro) 

Perla di saggezza


"L'esperienza non è ciò che ti succede; l'esperienza è ciò che fai con ciò che ti succede."

Aldous Huxley   

 
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