Riunioni efficaci per produrre risultati... alcune linee guida (parte 2 di 2)

LA CHECKLIST DEL CAPO
Riunioni efficaci per produrre risultati... alcune linee guida (parte 2 di 2)

Gestire bene il tempo durante la riunione

Chi convoca la riunione (coordinando anche l'agenda lavori) ha anche la responsabilita' di indicare e assicurare il rispetto del tempo che verra' impiegato nell'incontro: una riunione efficace non dovrebbe durare piu' di due ore, oltre le due ore il livello di concentrazione dei partecipanti inevitabilmente decresce. Nel caso in cui siano vari e importanti gli argomenti in agenda e' preferibile convocare piu' riunioni (assicurandosi di restare entro le due ore per ciascun incontro) rispetto a fare un unico lungo incontro. L'efficacia e la concretezza delle decisioni prese dimostrera' la differenza fra i due approcci.

Coinvolgere tutti i partecipanti

Chi convoca la riunione ha anche il ruolo di moderare gli interventi dei partecipanti assicurandosi che siano sempre pertinenti rispetto al tema che si sta discutendo (se emergono altri argomenti il moderatore ha il compito di evidenziare la mancanza di pertinenza del tema rispetto alla discussione in corso assicurandosi comunque di annotare il tema stesso da considerare per futuri incontri) e assicurandosi anche che ci siano input o riflessioni da parte di tutti i partecipanti (non semplicemente di chi sente maggiormente l'argomento in questione o ha una personalita' piu' marcata).

Al termine della riunione riassumere i piani di azione identificati

Questa e' una fase fondamentale che da sostanza e concretezza al tempo investito nell'incontro; chiudere la riunione riassumento: 1) ciascun piano d'azione convenuto; 2) chi e' la persona responsabile per ciascun piano d'azione; 3) quale e' la specifica scadenza temporale fissata per ciascun piano d'azione; 4) quale criterio e' stato fissato e condiviso per identificare l'efficacia del piano di azione in questione.

Comunicare il progresso raggiunto rispetto ai piani d'azione fissati nell'incontro precedente

Il moderatore ha anche il compito di tenere attivo il livello di concretezza e sostanza delle riunioni; prima di ciascun incontro raccogliere informazioni sullo status di ciascun piano d'azione dai rispettivi responsabili e comunicare il tutto all'inizio della nuova riunione.

bibliografia "HR-about.com" - Susan M.Heathfield

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Argomento del Mese: il progetto LHC al CERN di Ginevra. La piu' grande avventura scientifica di tutti i tempi resa possibile da un mix di altissima professionalita' e grandissima umilta'.

LHC sta per Large Hedron Collider ovvero grande collisore di particelle un esperimento costato oltre sei miliardi di euro che potrebbe spiegarci da dove veniamo e perché.

A sostegno dell'esortazione, che lanciavo in questa rubrica il mese scorso, a seguire l'esempio degli scienziati e a dedicare la vita ad approfondire una stessa ricerca, riprendo l'articolo di Sergio Ramazzotti su La Repubblica delle Donne del 4 ottobre scorso per evidenziare l'importanza di questa realizzazione non solo sul piano scientifico ma anche umano ed economico.

Da venticinque anni 5.000 scienziati di cento nazionalità diverse hanno lavorato a questo progetto senza gerarchie né obblighi contrattuali, incuranti delle differenze di razza, lingua, religione, politica, tutti uniti da un obbiettivo comune. Un modello aziendale ben più efficiente di quelli che prevedono mission, vision e impongono ai manager camminate sui carboni ardenti e corsi di sopravvivenza.

Gli italiani sono più di 600 ed alcuni hanno ruoli di grande responsabilità ma a differenza dei loro colleghi di altre nazionalità da tre anni non ricevono la visita di un nostro ministro della Ricerca né di un qualsiasi altro rappresentante del governo, nonostante che LHC abbia fruttato alle nostre aziende il 50% in più di quanto lo Stato abbia investito nel progetto. Una dimostrazione che la ricerca rende.

Come spiega Roberto Saban, che ci lavora da trentadue anni “Ogni giorno ho scoperto qualcosa che mi ha illuminato sull'enormità della nostra ignoranza”. Lo sosteneva già Socrate 25 secoli fa.
Solo gli sciocchi, oltre a molti nostri governanti, credono di essere infallibili nelle loro decisioni e si dimostrano granitici nelle loro convinzioni spesso errate e dannose per il paese.

a cura di Walter Passerini e Marco Rotondi

Un fantasma si aggira per il mondo delle imprese. Lo potremmo chiamare la «sindrome del Capo». I temi sono molti: la difficoltà del ruolo, la smaterializzazione dell’azienda, la paura della responsabilità, la dipendenza come tranquillità, la recita di una funzione non vissuta, la globalizzazione, l’insensata corsa alla carriera, la delusione, la ricerca di un nuovo significato.

(2008, Guerini & Associati, pp.191 21,50 Euro)

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